Opis
Najważniejszymi celami wdrożenia standardu 5S jest:
- uzyskanie korzyści biznesowych poprzez optymalizację wykorzystania zasobów
- budowa kultury bezpieczeństwa w organizacji.
- zwiększenie produktywności
- zaangażowanie w projekt wszystkich pracowników
Wdrożenie 5S jest możliwe i przynosi korzyści niezależnie od specyfiki i branży w której się to robi.
Jest to jedno z podstawowych narzędzi lean management. Duże znaczenie 5S w tej koncepcji wynika z przekonania, że czystość, porządek i dobra organizacja miejsca pracy mają zasadniczy wpływ na produktywność, stabilność procesów oraz wyeliminowanie marnotrawstwa (jap. muda). Uczy także pracowników dyscypliny niezbędnej do utrzymania standardów.
5S jest stosowane zarówno w środowisku produkcyjnym, jak i w organizacjach usługowych
Jest zwykle jednym z pierwszych narzędzi wdrażanych w trakcie transformacji lean, gdyż angażuje wszystkich pracowników, ułatwia utrzymanie kolejnych narzędzi szczupłego zarządzania, takich jak TPM, SMED, kanbany i praca standaryzowana, a wprowadzone zmiany i udoskonalenia będące wynikiem działań 5S są od razu widoczne.
5S składa się z pięciu elementów – kroków wyznaczających kolejność jego wdrożenia. W każdym kroku realizowane są określone działania:
1S. Seiri (ang. sort/separate, selekcja/sortowanie) – identyfikacja i usunięcie wszystkich przedmiotów, które są zbędne na stanowiskach pracy. Działaniom 1S często towarzyszy tzw. akcja czerwonej etykiety (red tagging).Polega ona na oznaczaniu przez pracowników wszystkich przedmiotów uznanych za niepotrzebne czerwonymi etykietami, a następnie przenoszeniu ich w jedno wyznaczone miejsce (red tag area, strefa czerwonej etykiety), gdzie zgodnie z opracowaną procedurą w przewidzianym czasie podejmowana jest decyzja o ich stałej lokalizacji lub usunięciu. Przedmioty, co do których nie ma wątpliwości, że są niepotrzebne, powinny być od razu wyrzucane (z zachowaniem obowiązujących w przedsiębiorstwie procedur).Czerwone etykiety pozwalają uczynić selekcję krokiem ciągłym, tj. szybko usuwać wszystkie przedmioty, których przydatność jest wątpliwa Praca w toku, która przekracza potrzeby stanowiska pracy, powinna zostać odesłana do procesów odpowiedzialnych za nadwyżki
2S. Seiton (ang. set in order/straighten, systematyka)– uporządkowanie i wyznaczenie miejsc dla wszystkich przedmiotów, które pozostały po 1S, zgodnie z zasadą „miejsce dla wszystkiego i wszystko na swoim miejscu. Jednym z głównych celów tego kroku jest ograniczenie zbędnego ruchu i wysiłku fizycznego pracowników. Przedmioty powinny być łatwe do znalezienia; łatwe powinno być również odłożenie ich z powrotem. Przy wyznaczaniu miejsc ich przechowywania należy wziąć pod uwagę m.in. zasady ergonomii oraz częstotliwość korzystania. Dla oznaczenia lokalizacji przedmiotów stosuje się m.in. podpisy, etykiety, kolorowe linie, tablice cieni, mapy 5S oraz wizualizacje. W 2S konieczne jest także wyraźne oznakowanie ciągów komunikacyjnych.
3S. Seiso (ang. sweep/shine/scrub, sprzątanie) utrzymanie stanowisk pracy w czystości. Wymaga to określenia, co należy sprzątać, w jaki sposób, kiedy i kto powinien to robić. Organizacja musi także zapewnić odpowiednie narzędzia i zasoby do sprzątania, które powinny być przechowywane w wyznaczonych miejscach.
W przedsiębiorstwach produkcyjnych i działach technicznych sprzątanie jest łączone z inspekcją, dzięki czemu możliwe jest wczesne wykrycie uszkodzeń, usterek i anomalii. W tym celu należy przeszkolić pracowników i uwrażliwić ich na konieczność zgłaszania dostrzeżonych zmian dotyczących m.in. dźwięków, zapachu, wibracji czy też temperatury pracy maszyn]. Stanowi to wsparcie dla innego narzędzia lean – całkowitego produktywnego utrzymania ruchu. Sprzątanie wzmacnia w pracownikach poczucie własności i odpowiedzialności za miejsce, w którym pracują. Ważnym celem 3S jest także zapobieganie i wyeliminowanie przyczyn pojawiania się zanieczyszczeń.
4S. Seiketsu (ang. standardize, standaryzacja)– opracowanie i wdrożenie standardów dla pierwszych trzech kroków . W 4S wprowadzane są m.in. standardy stosowanych kolorów i oznaczeń, instrukcje, schematy, harmonogramy, lekcje jednotematyczne, listy kontrolne, mapy obszarów roboczych, tablice 5S, zdjęcia stanu idealnego, regulamin stosowania czerwonych etykiet, kąciki czystości, a także listy zadań i obowiązków pracowników związanych z utrzymaniem 5S. Standardy powinny być proste, klarowne i wizualne. W tym kroku przydatne są także patrole i audyty 5S Celem 4S jest zagwarantowanie, że w organizacji stosowane są spójne i powtarzalne praktyki dla utrzymania trzech pierwszych „S”
5S. Shitsuke (ang. sustain/self-discipline), samodyscyplina/samodoskonalenie.– utrzymanie wprowadzonych usprawnień na stanowiskach pracy.. W tym celu niezbędne jest, aby w działaniach 5S uczestniczyli wszyscy pracownicy i by stały się one częścią wykonywanej przez nich pracy. Podstawowymi działaniami tego kroku są: stałe promowanie 5S w organizacji, komunikowanie wyników oraz szkolenia pracowników.
Do najważniejszych warunków wdrożenia i utrzymania tego narzędzia należą m.in.: zaangażowanie najwyższego kierownictwa, przeszkolenie pracowników, zagwarantowanie, że we wprowadzanych zmianach na stanowiskach pracy decydujące zdanie będą miały osoby, które na nich pracują, łatwy dostęp do materiałów i informacji o 5S oraz stałe komunikowanie korzyści z 5S.
Niektóre organizacje uzupełniają 5S o dodatkowy, szósty krok – bezpieczeństwo i higienę pracy (ang. safety). Jednak w literaturze można spotkać opinie, że bezpieczeństwo i higiena pracy są elementem wszystkich pięciu kroków i wprowadzanie go jako oddzielnego kroku nie jest potrzebne.
